Datenschutz ist der Schutz personenbezogener Daten vor missbräuchlicher Verwendung. Bei der Speicherung personenbezogener Daten hat der Arbeitgeber/Dienstherr grundsätzlich die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu beachten. Dies regelt die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten. Das BDSG findet gemäß § 1 Abs. 2 BDSG auf öffentliche und nicht öffentliche Stellen Anwendung.

Die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung persönlicher Daten ist zulässig, wenn sie durch das BDSG oder andere Rechtsvorschriften erlaubt ist oder der Betroffene eingewilligt hat. Die Einwilligung bedarf der schriftlichen Form und muss auf freier Entscheidung des Betroffenen beruhen. Weiterhin muss der Arbeitgeber/Dienstherr in der Erklärung auf den Zweck der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung hinweisen.

Die Speicherung von personenbezogenen Daten ist zulässig, soweit dies zur Erfüllung des konkreten Vertragszwecks erforderlich ist, § 28 Abs. 1 BDSG. Der Umfang der Datenerhebung wird folglich durch die Erfordernisse des konkreten Arbeits- bzw. Dienstverhältnisses beschränkt. Der Arbeitgeber/Dienstherr muss ein berechtigtes Interesse an der Erhebung der Daten haben, wobei das schutzwürdige Interesse des Betroffenen nicht überwiegen darf. Gerechtfertigt für die Zweckbestimmung des Beschäftigungsverhältnisses im Sinne des § 28 BDSG ist daher regelmäßig die Speicherung von Geschlecht, Familienstand, Schule, Sprachkenntnisse, Ausbildung, Schul-, Berufs- und Studienabschluss des Beschäftigten sowie die sogenannten Stammdaten. Eine Datenübermittlung an Dritte ist ebenfalls unter den Voraussetzungen des § 28 Abs. 1 BDSG zulässig. Auch hier muss die Datenübermittlung der arbeitsvertraglichen Zweckbestimmung dienen.

Der Arbeitgeber/Dienstherr hat den Beschäftigten vor der erstmaligen Datenspeicherung zu unterrichten (§ 33 BDSG). Erlangt der Beschäftigte auf andere Weise Kenntnis von der Speicherung oder Übermittlung der Daten, entfällt die Pflicht zur Benachrichtigung.

Speichert der Arbeitgeber/Dienstherr empfindliche Daten, wie z. B. Untersuchungsergebnisse von psychologischen Eignungstests, so sind diese von den unbedenklichen Personaldaten – wie Alter usw. – in den Personalakten zu trennen. Aufgrund der Mög-lichkeit der Verletzung der Persönlichkeitssphäre sollten sie so aufbewahrt werden, dass sie lediglich von einzelnen Personen wie zum Beispiel dem Leiter des Personalbüros oder dem direkten Vorgesetzten des Beschäftigten eingesehen werden können. Verletzt der Arbeitgeber/Dienstherr die Geheimhaltungspflicht, hat der Betroffene einen Schadensersatzanspruch gegen den Arbeitgeber/Dienstherrn. Bei unzulässiger automatischer Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung durch nicht öffentliche Stellen trägt der Arbeitgeber/Dienstherr gemäß § 8 BDSG die Beweislast dafür, dass der Schaden nicht durch die Verletzung datenschutzrechtlicher Bestimmungen einge-treten ist. Weiterhin hat der Beschäftigte bei unzulässiger Datenübermittlung einen zivilrechtlichen Beseitigungsanspruch. Die Verletzung der Geheimhaltungspflicht ist außerdem gemäß § 43 BDSG bzw. § 203 StGB strafbar.

Für Bundesbeamtinnen und –beamte ist ein bereichsspezifisches Personalaktenrecht in §§ 106 ff. des Bundesbeamtengesetzes geregelt.